Nathalie Zoha

La préparation du médiateur, de l’environnement de la médiation et des parties, ou les enjeux de la phase de préparation à la médiation

   La médiation désigne une pratique ou une discipline fondée sur le consensualisme et ne suit pas une procédure encadrée dans un mode juridictionnel.

Le médiateur n’est pas forcément un expert de la matière litigieuse mais plutôt un professionnel formé aux techniques de la médiation et maîtrisant les principes fondamentaux de la négociation raisonnée, de la communication et de la psychologie.

La nature même de la médiation est-elle pour autant en dehors de la matière juridique ?

Le droit est à ce titre souvent perçu par une grande partie des praticiens comme le « meilleur ennemi » de la médiation.

Au niveau de l’esprit et de la philosophie de la médiation, la solution même du litige n’appartient pas à un tiers, ou à un juge, elle est entre les mains des parties. Ainsi, elle le responsabilise et fait participer le citoyen à l’œuvre de Justice. Pour Mme le Professeur Nathalie Fricero : « Replacer le justiciable au centre de la justice, c'est aussi revaloriser son rôle dans le règlement des conflits. »

En effet, la notion de justice participative est au centre des modes amiables de règlement des conflits et plus particulièrement de la méditation.  Elle obéit à un processus qui vise à mettre en œuvre un modèle fondé sur les techniques de la négociation raisonnée.

A l’inverse d’une procédure qui définit strictement une série d’étapes à respecter sous peine de sanctions, le processus de médiation est évolutif afin de permettre une plus grande souplesse et une plus grande adaptabilité en fonction de la réalité changeante du conflit.

Mais à partir de quand commence le processus de médiation ?

On pourrait logiquement croire que le médiateur commence à exercer son « art » à partir de son entrée dans l’arène. La réalité est toute autre. La mission de « réconciliation » qui incombe au médiateur démarre bien avant la première rencontre.

C’est cette phase de préparation à laquelle nous allons nous attacher dans cette première chronique pour essayer d’en mesurer les enjeux.

                                                               *************************

Au-delà du seul litige, c’est le conflit dans sa totalité qui doit être abordé et « détricoté ». Contrairement au juge, le médiateur n’est pas tenu par la demande des parties et il se doit de travailler « ultra-petita », c’est-à-dire au-delà du litige.

Il va en effet s’attacher à comprendre et à disséquer ce qui a fait et ce qui nourrit le conflit pour appréhender ce que l'on peut nommer "l’architecture du conflit" (Me Serge Losappio "Le rôle du médiateur" in "La résolution amiable des différends dans le contentieux familial", editions BRUYLANT 2014).

Cette première phase de recueil des informations essentielles menée par le médiateur est indispensable. Elle permet tout d’abord une compréhension globale mais suffisamment précise du contexte, des faits, des relations entre les parties, des enjeux… Cette phase est également décisive pour permette aux étapes suivantes de construire une solution satisfaisante, concertée, pertinente et viable.

Le processus de médiation vise avant tout à appliquer un modèle qui permet de conduire les parties d’une situation où le dialogue est interrompu à une situation de communication.

Certains éléments que l’on pourrait croire accessoires ne doivent pourtant pas être délaissés.

Dans les prétoires, la menace de la sanction judiciaire, la publicité, l’impérium du juge encouragent trop souvent la mauvaise foi et incitent les parties à calculer les conséquences de leurs propos et à dissimuler la réalité pour suivre une stratégie dictée par un avocat.

Au contraire, c’est par la parole sincère et libérée que le médiateur va pouvoir examiner et décortiquer toute l’architecture du conflit.

C’est pourquoi le but ultime de la médiation n’est pas juste de permettre à la parole de s’exprimer mais d’instaurer un véritable dialogue d’abord avec le médiateur puis avec les médiés. Il ne suffit pas de parler, il faut faire en sorte que l’autre écoute.

C’est le rôle premier du médiateur en tant que facilitateur de communication.

 

Ne pas négliger les préparatifs

On comprend aisément l’importance que revêt le lieu qui ne doit en aucun cas rappeler la salle d’un tribunal ou les couloirs d’un palais de justice. Il doit au contraire permettre et même encourager un réel climat de confiance favorisant le dialogue.

En effet, la médiation doit formellement marquer sa profonde différence avec l’institution judiciaire. Les parties qui ont recours à la médiation l’ont justement fait pour éviter le procès. Pour être réellement efficace, rien ne doit rappeler le procès : ni le lieu, ni la position du juge, ni le vocabulaire trop juridique ou trop technique.

De même l’aménagement intérieur, l’horaire et la cadence des réunions, la tenue du médiateur peuvent aussi avoir leur importance et conditionner ou influencer les parties et donc la suite des évènements.

Mêmes minimes, tous ces « petits riens » méritent que l’on s’y attarde, ne serait-ce que parce que ce sont les seuls éléments sur lesquels le médiateur peut espérer avoir une certaine maîtrise.

Si l’on a coutume de dire que le médiateur doit être le « maître du processus », il va pourtant sans cesse devoir improviser pour s’adapter et croiser ses modèles afin de faire face à de nombreux imprévus et des situations toujours inédites. Or il existe certains éléments intangibles, choisis par le médiateur qui conditionnement l’esprit même de la médiation. C’est dans cette phase de préparation, bien en amont de la première rencontre que se joue déjà une partie du processus.

 

La préparation personnelle du médiateur

Il convient de préciser que du choix du modèle qui sera appliqué par le médiateur pour mener à bien son processus découle un certain nombre de dispositifs à mettre en place. Le but est d’optimiser les conditions dans lesquelles vont être accueillies les médiés.

Le modèle dit « Harvard » est celui utilisé par le médiateur dans les conflits qui ne sont pas à dominante émotionnelle. En revanche, lorsque l’affect est à l’origine du conflit ou le nourrit, le médiateur choisira de déployer un autre modèle : le modèle Fiutak (Thomas Fiutak, « Le médiateur dans l’arène. Réflexion sur l’art de la médiation ». Coll. Trajets. ERES 2011), lequel modèle tend par essence à rechercher les éléments de l'ordre de l'affect, considérés comme source du conflit.

En effet, l’aspect émotionnel apporte une dimension explosive au conflit et doit obligatoirement être désamorcé pour permettre aux parties d’envisager sereinement une négociation.

Dans le modèle Harvard, le médiateur doit étudier son dossier et entamer parfois un véritable travail d’audit pour comprendre le contexte, le marché, la culture d’entreprise, la technicité du problème et pouvoir s’entourer de spécialistes afin d’envisager des pistes de solution. Il doit donc se préparer concrètement et s’immerger dans le dossier.

Au contraire, dans le modèle Fiutak, le médiateur doit arriver vierge à la médiation. C'est à dire idéalement en savoir le minimum. Mais cela ne signifie certainement pas qu’il ne doit pas se préparer. Il va devoir au contraire travailler sur lui, pour faire abstraction de ses expériences passées afin d’écouter sans attentes ou préjugés relativement au conflit dont il a à connaître. Il doit également se purger de toutes ses tensions et préoccupations personnelles pour jouer pleinement son rôle de catalyseur.

Parfois un conflit a pour source à la fois des éléments de l'ordre de l'affect et des intérêts objectifs. Le médiateur devra donc croiser les deux modèles

Dans tous les cas, seul le compte-rendu préalable pourra utilement renseigner le médiateur non seulement sur le modèle à adopter mais aussi plus concrètement sur le nombre de parties et d’accompagnateurs potentiels (tiers, avocats, enfants, experts…). Il s’agit en réalité d’un subtil questionnaire confidentiel rempli par chacune des parties avant la première rencontre et qui revêt une importance capital.

Afin de favoriser la communication, l’échange, et instaurer un climat de confiance voire même de bien-être, le médiateur doit, certes se préparer personnellement, mais il devra aussi veiller à assurer un environnement propice pour faciliter et encourager les échanges.

 

La préparation de l’environnement de la médiation

On sait par exemple, qu’en fonction du modèle que va appliquer le médiateur la salle devra être aménagée de façon spécifique, pensée et savamment réfléchie.

L’aménagement intérieur de la salle principale est essentiel pour optimiser la communication triangulaire qui doit s’installer autour d’une table, avec un Paper board et des blocs notes en mode Harvard ou bien en toute simplicité avec trois chaises placées à équidistance et surtout sans table en mode Fiutak !

Est-ce aussi important ? Et pourquoi pas du café et des petits fours !

Hé bien oui. Afin de briser la glace, un café ou une boisson peut être proposée aux parties, ce qui engage une situation de partage qui peut être un bon début pour détendre l'atmosphère souvent glacée engendrée par le face à face difficile. Cela peut être également l'occasion de devoir faire un geste vers l'autre ne serait-ce que pour passer le sucre ou le lait.

Le lieu doit ainsi permettre à la parole de se libérer dans l’enceinte de la médiation mais, en revanche, il doit aussi veiller à ce qu’elle ne se diffuse pas à l’extérieur.

La discrétion qui encadre la médiation s’oppose à la publicité inhérente au procès et constitue un critère de choix déterminant pour les parties.

La possibilité pour le médiateur ou les parties de demander un caucus (entretien individuel sollicité à tout moment par une partie ou par le médiateur), qui en principe est confidentiel, implique par exemple qu’il existe une autre pièce indépendante et suffisamment isolée. Chaque médié doit en effet se sentir à l’aise, aussi bien lorsqu’il est seul pendant que l’autre est en caucus que lorsqu’il communique de façon triangulaire.

La confidentialité implique logiquement l’absence de publicité de la médiation et le médiateur devra veiller à choisir un lieu discret mais aussi accueillant. En effet, pour optimiser la communication et mettre toutes les chances du côté de l’apaisement et de la reprise du dialogue, il ne faut pas négliger ces aspects qui peuvent paraître anecdotiques mais qui vont mettre en confiance les parties.

Le choix des horaires pour les prochaines réunions est également important afin de permettre aux parties de nouer un premier accord sur le planning des rencontres. C’est déjà prendre en compte les impératifs communs pour permettre à chaque partie de choisir le moment le plus propice, en semaine ou même le week-end, pour accorder volontairement du temps à sa médiation.

Même sa tenue vestimentaire doit être conforme à sa fonction mais aussi à ses interlocuteurs. Il faudra veiller à ne pas heurter les médiés avec une tenue trop excentrique ou au contraire trop austère sans pour autant rejeter sa propre personnalité. De la même manière, rien ne doit être mis en place qui pourrait laisser penser ou conférer une quelconque autorité au médiateur.

Tous ces nombreux signes extérieurs, qui font partie du domaine du « non-verbal », ne doivent pas être sous-estimés. Le médiateur ne peut en effet se cacher derrière une robe et si l’avocat est librement choisi par ses clients, les médiés n’ont pas choisi directement leur médiateur. Un gros déficit de confiance et un soupçon de partialité pèse d’office sur le médiateur avant même la première rencontre.

Seul un compte-rendu préalable bien conçu permettra au médiateur de peaufiner sa préparation personnelle mais également d’aménager l’environnement de la médiation.

Le compte-rendu préalable peut également être décisif, non seulement pour informer les futurs médiés sur ce qu’est et ce que n’est pas la médiation, mais il doit surtout les conditionner. En effet, ces derniers vont, pour la première fois, devoir expliquer leur conflit en se plaçant du côté adverse. Ils vont ainsi commencer à formuler leurs pensées et seront donc naturellement amenés à envisager ou repenser leur conflit autrement.

Ce premier pas marque à lui seul l’esprit fondamental de la médiation. En effet, le médiateur, contrairement au juge ne doit pas se contenter de trancher le litige en fonction des prétentions initiales de chaque partie. Il doit au contraire mettre les parties dans les meilleures conditions pour qu’elles trouvent elles-mêmes des solutions concrètes et satisfaisantes pour mettre fin durablement à leur conflit.

 

Franck SABAH                                                                                                                                                                                                    Nathalie ZOHAR

Médiateur IUMA                                                                                                                                                                                                  Médiatrice IUMA